В республике последовательно проводятся работы в сфере усовершенствования законодательства. В этой области необходимо отметить Указ Президента Азербайджанской Республики Ильхама Алиева от 29 апреля 2015 года «О создании в местных органах исполнительной власти единой электронной информационной системы по обращениям граждан», Правила, утвержденные данным Указом, а также Указ от 14 июля 2015 года «О внесении изменений в Указ номер 935 Президента Азербайджанской Республики от 27 сентября 2003 года» об утверждении «Инструкции по проведению делопроизводства в государственных органах власти, управлениях, организациях и учреждениях». В целях более подробного информирования читателей об основных причинах и результатах принятия этих документов представляем интервью корреспонденту АЗЕРТАДЖ заведующего отделом по работе с документами и обращениями граждан Администрации Президента Азербайджанской Республики Сулейманом Исмайловым.

-Сулейман муаллим, хотелось бы, чтобы Вы подробнее проинформировали читателей о вышеназванных документах. Какие новшества привнесет принятие этих документов в работу по документации, а также рассмотрению обращений граждан?

-Правильное построение работы с документами в организации управления в республике, применение современных технологий в данной сфере является одним из важных вопросов, находящихся в центре постоянного внимания Президента Азербайджанской Республики Ильхама Алиева, вновь формируется нормативно-правовая база при регулярном внесении дополнений и изменений в законодательные акты, регулирующие эту работу.

Как известно, основные нормативно-правовые акты, регулирующие работу по делопроизводству в республике, были утверждены еще указами и распоряжениями великого лидера Гейдара Алиева, впоследствии эти документы регулярно совершенствовались в соответствии с новыми условиями и требованиями.

В целом, необходимо отметить, что до настоящего времени в центральных органах исполнительной власти республики работа с документами регулировалась «Инструкцией по ведению делопроизводства в государственных органах власти, управлениях, организациях и учреждениях».

Изменения, внесенные в соответствующую Инструкцию Указом Президента Азербайджанской Республики от 14 июля 2015 года, являются новым этапом в работе по документации, проводимой в республике. Это – один из очередных шагов, предпринимаемых по выполнению указаний и рекомендаций Президента Азербайджанской Республики Ильхама Алиева по непосредственному и более обширному применению информационно-коммуникативных технологий во всех сферах жизни. Эффективность этого впредь более отчетливо почувствует каждый, кто работает в государственных учреждениях. Положения по электронному обороту документов, оказавшие большое влияние на улучшение работы в данной сфере, привнесли новое содержание в Инструкцию, расширили область ее охвата.

В первую очередь необходимо отметить, что изменено название данной Инструкции, которая называется теперь «Инструкция по ведению делопроизводства в государственных органах, находящихся в государственной собственности юридических лиц и бюджетных организациях, контрольный пакет акций которых принадлежит государству».

Изменения, внесенные в Инструкцию новым Указом, уточнили прежние нормы и правила. После принятия Инструкции в настоящую редакцию был внесен ряд важных изменений и дополнений, основанных на новшествах в законодательстве Азербайджанской Республики, а также опирающихся на Конституционный Закон «О нормативно-правовых актах», законы «О национальном архивном фонде», «Об электронной подписи и электронном документе», Положение «Об электронном обороте документов между учреждениями», «Орфографические правила азербайджанского языка», утвержденные решением Кабинета Министров Азербайджанской Республики от 5 августа 2004 года, и другие акты.

Например, изменения, внесенные в пункт 5 Инструкции, относящийся к регистрации документов по централизованной и нецентрализованной системе делопроизводства, позволят не регистрировать различную корреспонденцию информативного характера, поступившей в органы государственной власти, не проводить дополнительной работу по документации. То есть, утвержден список корреспонденции, регистрация которой не требуется в централизованной и нецентрализованной системе делопроизводства.

В пункте 25 Инструкции уточнен порядок направления документов в вышестоящие организации при официальном отсутствии на работе руководящего лица по уважительной причине, отражены условия и правила продления срока выполнения документов, порядок согласования документа с другими исполнителями при наличии нескольких исполнителей, правила распечатки официальных документов и другие вопросы.

-Вы отметили, что дополнения в Инструкцию в основном связаны с электронным оборотом документов. Какие новшества привнесет дополнение этой части в работу по делопроизводству, и не могли бы Вы подробнее прокомментировать это?

-Как уже было отмечено, основное изменение, внесенное в Инструкцию, заключается в том, что в нее была добавлена новая часть под названием «Особенности проведения делопроизводства с электронными документами».

Дополненная часть состоит из 15 пунктов и 37 подпунктов. В ней закреплено право организации на проведение делопроизводства в электронной форме, порядок принятия и направления документа, составленного в электронной форме, содержание общих правил подготовки электронных документов в организациях, соответствие их определенным законам и стандартам, вопросы, требующие особого внимания при подготовке электронных документов, и др.

В данной части Инструкции точно и конкретно указаны общие принципы подготовки и разработки, можно сказать, отличительные особенности электронных документов, соответствующих прежним правилам делопроизводства, от других документов. Например, нашли отражение вопросы создания электронных документов, дополнения реквизитов и усиленной электронной подписи, проверки ее подлинности, подтверждения получения, регистрации, обеспечения коллективной работы над документом, контроля за выполнением, поиском и др.

В новой части Инструкции отражены правила по принятию и регистрации электронных документов только после их проверки, отражению соответствующих сведений при распечатке электронных документов, информации, входящей в электронное извещение, случаях, в которых документ считается не отправленным и не полученным, порядок его регистрации, правила регистрации сведений об электронном обороте документов в электронном регистрационном журнале.

В новой части также утверждены правила сохранения и архивации электронных документов. Указано, что эти документы должны быть сохранены в форме, предоставляющей возможность для проверки целостности информации на электронных информационных носителях, период их сохранения должен быть не ниже срока, определенного в Законе «О национальном архивном фонде». Также должна быть обеспечена возможность дальнейшего использования информации, распечатки и восстановления копий электронных документов на бумажном носителе.

Процессы, проводимые в данной сфере, обеспечиваются в соответствии с Законом Азербайджанской Республики «Об электронной подписи и электронном документе» и Правилу «О межведомственном электронном обороте документов». Отдельно отмечается, что эти документы должны быть представлены для сохранения в формате электронных информационных носителей, их архивы должны быть защищены от неразрешенных вмешательств, уничтожений или искажений.

Очевидно, что применение новой Инструкции в первую очередь служит реализации электронного оборота документов, обеспечению оперативности и объективности в системе управления в целом, и самое главное, созданию более строгого порядка в работе с документацией.

-Сулейман муаллим, еще один вопрос. В Указе Президента Азербайджанской Республики от 29 апреля 2015 года «О создании в местных органах исполнительной власти единой информационной системы по обращениям граждан» определено применение данной системы с 1 июля текущего года. Действует ли эта система и что Вы можете сказать в связи с этим?

-Президент Азербайджанской Республики Ильхам Алиев, всегда с большим вниманием и заботой относящийся к гражданам и их проблемам, во всех своих выступлениях выдвигает эти вопросы на передний план, требует от каждого государственного служащего, каждого чиновника особенно внимательного отношения к заботам и проблемам граждан, придает большое значение обеспечению прозрачности и усилению контроля за рассмотрением обращений граждан, являющихся наглядным средством для создания отношений, основанных на взаимном доверии, между государством и гражданином.

Наряду с тем, что в обращениях к главе государства граждане всегда выражают глубокую признательность за решение их проблем, в некоторых случаях ими проявляется недовольство в отношении некоторых вопросов. Граждане уверены в том, что Президент страны даст указания и рекомендации по обеспечению любого их справедливого требования.

«Правила использования в местных органах исполнительной власти единой электронной информационной системы по обращениям граждан», утвержденной этим Указом, являющемся еще одним проявлением заботы Президента Азербайджана о гражданах страны, являются очередным успехом, достигнутым нами в сфере применения современных технологий в системе государственного управления.

Данная система согласно поручению Президента страны, придающего большое значение применению доставленных в нашу республику самых современных информационно-коммуникационных технологий, используемых в мире, уже разработана и применяется в исполнительной власти всех городов и районов страны.

-Сулейман муаллим, какие позитивные новшества привнесет применение электронной информационной системы по рассмотрению обращений граждан в эту работу?

-Как уже отмечалось, электронная информационная система по обращениям граждан была разработана и сдана в эксплуатацию за очень короткий срок, и как определено в Указе, начала действовать с 1 июля 2015 года, и уже есть результаты. Конечно, это было нелегко. Администрация Президента, являющаяся учредителем-администратором системы согласно Указу Президента страны, очень эффективно организовала эту работу. Под руководством нашего отдела была создана рабочая группа, состоящая из специалистов, проделана интенсивная работа по своевременной реализации всех предусмотренных мер.

В первую очередь было приобретено и установлено в аппаратах местных органов исполнительной власти все техническое оборудование, необходимое для создания данной системы, после определения лиц, которые будут работать в ней, в Академии государственного управления при Президенте Азербайджанской Республики были проведены краткосрочные курсы-семинары для обучения их основным принципам работы и правилам системы, подробно и наглядно разъяснены принципы деятельности и требования системы. На семинарах были всесторонне разъяснены цели и задачи системы, результаты, достижение которых необходимо в сфере ее использования, позитивные новшества в области рассмотрения обращений граждан.

-Какие трудности и проблемы возникли в сфере применения системы на местах, как они были преодолены?

-Разумеется, никакая работа не бывает легкой, в том числе создание новой системы затребовало большого труда, оперативности и технического обеспечения, и самое главное, соответствующего кадрового ресурса. С этой точки зрения созданный в настоящее время в республике мощный потенциал в сфере информационно-коммуникационных технологий создал необходимые возможности для проведения этой работы во всех городах и районах на высоком уровне. Необходимо отметить, что полностью обеспечена безопасность в сфере связи и информации системы, создан надежный механизм в этой области.

В настоящее время посредством данной системы сразу регистрируются обращения граждан, поступающие в каждый из органов исполнительной власти, оперативно проводится их регистрация, оборот, результаты рассмотрения. В применяемой информационной системе в течение короткого периода были зарегистрированы более 25 тысяч обращений граждан, отражены результаты их рассмотрения.

Возможности этой информационной системы очень велики. Она предоставляет возможность для своевременного рассмотрения и ответа на обращения граждан, обеспечивает их своевременное выполнение, проведение глубокого анализа на основе обращений. Одновременно, посредством созданного в Администрации Президента центрального сервера помогает получить всю информацию о предложениях, заявлениях и жалобах, поступивших в исполнительную власть любого города и района. Это уже стало средством, обеспечивающем полную прозрачность при рассмотрении обращений граждан. То есть посредством оборудования, установленного в Администрации Президента, можно прослеживать меры, предпринимаемые по каждому обращению, ознакомиться с результатами. Также необходимо особо отметить, что система регулярно совершенствуется, в ней создаются дополнительные возможности для получения соответствующей информации и проведения анализа.

-Возможно ли применение в дальнейшем этой системы в центральных органах исполнительной власти?

-В большинстве центральных органов исполнительной власти в течение продолжительного периода применяются соответствующие программы по обращениям граждан и служебным документам. Согласно специфике этих органов в них созданы собственные информационные системы, проводятся соответствующие анализы и исследования, в конце каждого года Администрации Президента предоставляется подробный отчет о результатах проделанной работы. Вероятно, в дальнейшем станет возможно объединение части этих программ по обращениям граждан в общую сеть, создание единой системы по республике в целом.

-То есть, что даст гражданам применение новой электронной информационной системы, какое влияние окажет на решение их проблем?

-Как неоднократно было отмечено, обращения граждан, заботы и проблемы граждан являются вопросами наиболее пристального внимания Президента Ильхама Алиева. Мы, чиновники, должны брать пример у господина Президента в этой сфере, достойно выполнять его указания и рекомендации.

Одна из основных особенностей новой системы заключается в том, что предоставлена возможность для получения оперативной информации о результатах рассмотрения обращений в каждом местном органе исполнительной власти республики. Эта система намного повышает ответственность чиновников, работающих в местных органах исполнительной власти, создает возможность как для них, так и для нас своевременно выявить и устранить причины любых проблем, беспокоящих граждан, в результате чего граждане страны больше почувствуют внимание и заботу о них.