Dövlət qulluqçularının peşə bayramı ərəfəsində AzərTAc-ın müxbirinin Azərbaycan Respublikası Prezidenti Administrasiyasının sənədlərlə və vətəndaşların müraciətləri ilə iş şöbəsinin müdiri, Dövlət Qulluğunu İdarəetmə Şurasının üzvü Süleyman İsmayılovdan aldığı müsahibəni oxuculara təqdim edirik. Müsahibədə dövlət qulluğunun mühüm vasitələrindən biri olan sənədlərlə iş məsələləri, bu sahədə dövlət qulluqçuları qarşısında  duran ümdə vəzifələr və onlara verilən tələblər şərh edilmişdir.

– Azərbaycan Respublikasının Prezidenti cənab İlham Əliyevin ardıcıl həyata keçirdiyi Heydər Əliyev siyasəti nəticəsində cəmiyyətimizin dinamik inkişafı təmin edilir, ölkəmizdə dövlət quruculuğu işləri geniş vüsət alır, idarəetmə işinin təkmilləşdirilməsi istiqamətində ardıcıl tədbirlər görülür.

Aydındır ki, qanunların işlədiyi, insan hüquqlarının tam qorunduğu, şəxsiyyət azadlığının yetərincə təmin edildiyi demokratik bir cəmiyyətin formalaşması ölkənin idarəetmə orqanlarında işin düzgün təşkilindən, bu orqanlarda çalışan dövlət qulluqçularının peşə hazırlığından, bacarıq və məsuliyyətindən çox asılıdır.

Azərbaycan Respublikasının Prezidenti cənab İlham Əliyev ölkədə görülən işlərin məqsədini izah edərək deyir: “Mən istəyirəm ki, Azərbaycanda hər şey yaxşı olsun. İstəyirəm ki, ölkəmiz daha da güclü olsun, xalqımız rahat yaşasın, xalqı narahat edən problemlər aradan qaldırılsın, məmurlar öz vəzifə borcuna məsuliyyətlə yanaşsınlar. Hər bir məmur, ilk növbədə, elə  etməlidir ki, onun sahəsində irəliləyiş olsun, tərəqqi olsun, yaxşı nəticələr olsun”.

Hazırda ölkədə dövlət qulluğu həm elmi, həm də praktik cəhətdən sürətlə inkişaf edir, onun keyfiyyətinə və səmərəliliyinə, o cümlədən dövlət qulluğunun ayrılmaz, vacib tərkib hissəsi olan sənədlərlə işin əhəmiyyətinə daha böyük diqqət yetirilir.

Sənədlərlə iş bütün dövlət hakimiyyəti və yerli özünüidarəetmə orqanları aparatlarının işçiləri tərəfindən yerinə yetirilən kütləvi funksiyadır. Dövlət qulluğunun məqsədlərinin onun nəticələrinə uyğunluğu, səmərəliliyi və digər cəhətləri dövlət orqanlarında hazırlanan sənədlərin keyfiyyətindən əhəmiyyətli dərəcədə asılıdır. Buna görə də dövlət hakimiyyəti və yerli özünüidarəetmə orqanlarının işçiləri keyfiyyətli idarəetmə sənədlərini tərtib etmək bacarıq və vərdişlərinə malik olmalıdırlar.  Bir həqiqətdir ki, dövlət qulluqçusunun ən vacib xüsusiyyətlərindən biri də onun sənədlərlə işləmək bacarığı və qabiliyyətidir.

2014-cü il yanvarın 1-nə olan məlumata görə, respublikanın dövlət hakimiyyəti orqanlarında, idarə, təşkilat və müəssisələrində 29,7 min nəfər dövlət qulluqçusu çalışır və bu şəxslər ölkənin idarə olunmasında mühüm rol oynayırlar.

Hər bir dövlət orqanının gündəlik fəaliyyətində sənədlərdən geniş istifadə olunur. Qərarlar qəbul etmək, nəticələri ümumiləşdirmək, sorğu-məlumat işi və uçot aparmaq üçün sənədlər əsas götürülür. Sənədlər hüquqi qüvvəyə malik olduğuna görə həm sübut vasitələridir, həm də tarixi mənbələrdir. Sənədlər dövlət quruluşunu təsbit edir, idarələr, təşkilatlar, müəssisələr və vətəndaşlar arasında ünsiyyət yaradır. Sənəd obyektiv gerçəkliyi və insanın zehni fəaliyyətini, faktlar, hadisələr haqqında informasiyanı xüsusi materiallarda müxtəlif üsullarla təsbit etmək vasitəsidir.

Məlumdur ki, sənədin ən mühüm funksiyası informasiya daşımaq funksiyasıdır. Sənəd təşkilatçılıq funksiyasına malikdir. İnsanların fəaliyyətinin təşkil edilməsi və əlaqələndirilməsi üçün sənədin köməyi ilə insanlara, cəmiyyət üzvlərinə təsir göstərilməsi təmin edilir.

Sənəd, eyni zamanda, hüquqi funksiya daşıyır, çünki onun məzmunundan sübut kimi istifadə olunur. Nəhayət, sənəd tərbiyə funksiyası daşıyır. O, icraçıdan intizam, yüksək səviyyəli təhsil hazırlığı tələb edir. Yaxşı tərtib olunmuş sənəd isə idarəetmənin təşkilində mühüm rol oynayır, dövlət qulluqçusunun özünün və onun işlədiyi təşkilatın nüfuzunu qaldırır.

Sənədlərin hazırlanması  və rəsmiləşdirilməsi, onların hərəkətinin təşkili, uçotu və saxlanması sahəsində insanların göstərdikləri fəaliyyətə kargüzarlıq deyilir. Mahiyyətcə informasiyanın işlənməsi prosesi olan kargüzarlıq idarəetmə texnologiyasının bir hissəsidir.

Sənədlərlə işin təşkili dedikdə kargüzarlıqda sənədlərin hərəkətini, axtarışını və saxlanılmasını təmin edən şərait yaradılması başa düşülür. Hazırda bəzi mənbələrdə “kargüzarlıq” terminindən daha çox “sənəd təminatı” termini işlədilir. Bu, heç də təsadüfi deyildir və işin bütün kompleksini, o cümlədən sənədlərin dövriyyəsi və saxlanması məsələlərini əhatə edir.

Kargüzarlığın bilavasitə sənəd hazırlanması ilə bağlı olan hissəsi sənədləşmə adlanır. Sənədlərin hərəkəti və uçotu məsələlərini isə sənəd dövriyyəsi məfhumu əhatə edir. Sənədlərin saxlanmasının təşkili ilə bağlı fəaliyyətə arxiv işi deyilir.

Sənədlər elə hazırlanmalıdır ki, uzun müddət saxlanmağa yararlı olsun, maksimum əyaniliyi təmin etsin. Bu keyfiyyətlərə malik olması üçün gərək sənəd həm forma, həm də məzmun etibarilə düzgün tərtib edilsin.

Sənədləşdirmənin normativ-metodik bazası sənədlərin yaradılması, işlənməsi, cari fəaliyyətdə istifadəsi və mühafizəsi qaydalarını və texnologiyasını, habelə təşkilatda kargüzarlıq xidmətinin fəaliyyətini reqlamentləşdirən qanunların, normativ hüquqi aktların və metodik sənədlərin məcmusudur.

Bu bazaya informasiya və sənədləşdirmə sahəsində Azərbaycan Respublikasının qanunvericilik aktları, Azərbaycan Prezidentinin fərman və sərəncamları, Nazirlər Kabinetinin qərarları, mərkəzi icra hakimiyyəti orqanlarının normativ hüquqi, yerli icra hakimiyyəti orqanlarının normativ aktları, sənədlərə aid beynəlxalq və dövlət standartları, sənədləşdirmənin vahid şəklə salınmış sistemləri daxildir.

Bunların içərisində Azərbaycan Respublikasının qanunları daha yüksək hüquqi əhəmiyyətə malikdir və onlarda təsbit edilmiş normaların həmin qanunların şamil edildikləri fəaliyyət sahələrində tətbiqi məcburidir.

Azərbaycan Respublikası qanunlarının və başqa normativ hüquqi aktlarının hazırlanması, qəbul olunması, rəsmiləşdirilməsi, dərc edilməsi, qüvvədə olması, şərh edilməsi və sistemləşdirilməsi qaydaları “Normativ hüquqi aktlar haqqında” Azərbaycan Respublikasının Konstitusiya Qanunu ilə  müəyyən edilir. Qanunda normativ hüquqi aktın strukturu, layihəsinin hazırlanması qaydası, onun razılaşdırılması, normayaratma orqanına təqdim edilməsi, məcburi hüquqi ekspertizası,  məcburi linqvistik ekspertizası, layihəyə baxılması, normativ hüquqi aktın qəbul edilməsi, rəsmi dərc edilməsi, qüvvəyə minməsi və sair məsələlər əks olunmuşdur.

Qanunun normativ hüquqi aktın strukturuna aid fəslində onun aşağıdakı məcburi rekvizitləri göstərilir: 

- aktın növü (Azərbaycan Respublikasının qanunu, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin fərmanı, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin sərəncamı, Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin qərarı və s.);

- hüquqi tənzimləmə predmetini əks etdirən normativ hüquqi aktın adı (sərlövhəsi);

- aktın qəbul edildiyi tarix, yer və qeydiyyat nömrəsi;

- müvafiq normativ hüquqi aktı rəsmi imzalamaq səlahiyyətinə malik olan vəzifəli şəxsin adı, soyadı, vəzifəsi və imzası.

Normativ hüquqi aktın layihəsinin məcburi linqvistik ekspertizasına  aid fəsildə qeyd olunur ki, normativ hüquqi aktın mətni lakonik formada, normaların ziddiyyətli təfsirini istisna edən sadə və aydın dildə, Azərbaycan ədəbi dilinin və hüquq terminologiyasının rəsmi-işgüzar üslubuna əməl edilməklə tərtib edilir. Normativ hüquqi aktın terminologiyası aydın anlaşılan sözlərdən və söz birləşmələrindən istifadə etməklə formalaşdırılmalıdır. Normativ hüquqi aktda eyni terminlər bir mənada işlədilməli və vahid formaya malik olmalıdır. Normativ hüquqi aktda istifadə edilən terminlərin və onların tərifinin dəqiqləşdirilməsi zərurəti olduqda, həmin aktda onların mənasını izah edən maddə (bənd) yerləşdirilir.

Qeyd etmək lazımdır ki, sənədin mətnində istifadə edilən termin və anlayışların aydın və birmənalı olması onun icrasında böyük rol oynayır. Sənədin icrası isə həmin mətn vasitəsilə müəyyənləşdirilən məzmundan irəli gəlir.

Sənədin mətninə verilən əsas tələblər konkretlikdir və bunu dürüstlük, tamlıq və anlaşıqlılıq tələblərinin məcmusu kimi təsəvvür etmək olar.

Dürüstlük sənədin məlumatlarının həqiqətə uyğun olmasıdırsa, tamlıq sənədin mətnindəki məlumatların mahiyyətindən asılı olaraq, onların idarəetməyə təsiri dərəcəsini müəyyən edir. Buna görə də sənəddə bütün məlumatlar tam əks etdirilməlidir, əks təqdirdə idarəetmə prosesində  sənədin icrası mümkün olmaz. Yəni, sənədin qəbul olunmasının məqsədi aydın deyilsə, o yerinə yetirilməyəcəkdir. Əgər sənəddə idarəetmə üçün lazım olan bütün məlumatlar varsa, onu tam sənəd adlandırmaq olar.

Sənədin, yəni mətnin anlaşıqlılığını təmin edən bir necə obyektiv şərt mövcuddur ki, bunlar da hər bir sözün leksik mənasını birmənalı şəkildə müəyyənləşdirməkdən, daha əsas sözün müəyyən edilməsinə şübhə yaranmamasından, baş sözün leksik mənası ilə onun konteksti arasında ziddiyyət olmamasından, yəni, sənədin mətninin ziddiyyətsizlik və hər sözün bir-birinə bağlanması tələbinə cavab verməsindən ibarətdir.

Yuxarıda göstərilən obyektiv şərtlərdən başqa sənədin mətninin anlaşıqlılığına səbəb olan subyektiv şərtlər də mövcuddur. Burada tərtibçinin və icraçının lüğət tərkibi onların istifadə etdikləri sözlərin leksik mənaları izahlı lüğətlərdəki tərkibə uyğundursa, onda demək olar ki, idarəetmə sənədinin mətni tələbə cavab verir.

Sənədlərlə işdə əsas meyarlardan biri də Azərbaycan dilinin tələblərinə tam riayət olunmasıdır. Müvafiq qanunda normativ hüquqi aktların linqvistik ekspertizası haqqında irəli sürülən tələblər mərkəzi və yerli icra hakimiyyəti orqanlarında  hazırlanan bütün aktlara şamil edilir. Dövlət dilimiz olan Azərbaycan dilinin tələblərinə riayət edilməsi əsas qanunumuz olan Konstitusiyada, Azərbaycan Prezidentinin imzaladığı qanun, fərman və sərəncamlarda təsbit olunmuşdur. Dövlət başçısının bu məsələyə daim böyük diqqət yetirdiyini onun “Azərbaycan dilinin qloballaşma şəraitində zamanın tələblərinə uyğun istifadəsinə və ölkədə dilçiliyin inkişafına dair Dövlət Proqramı”nın təsdiq edilməsi haqqında 2013-cü il 9 aprel tarixli sərəncamı bir daha təsdiq edir.  

Sənədin informasiya daşıyıcısı olması barədə danışarkən “İnformasiya, informasiyalaşdırma və informasiyanın mühafizəsi haqqında”, “İnformasiya əldə etmək haqqında” qanunların bəzi müddəaları üzərində dayanmaq lazımdır. Bu qanunlarla informasiyanın yığılması, işlənməsi, saxlanması, axtarışı, yayılması əsasında informasiya ehtiyatlarının formalaşdırılması, informasiya sistemləri, texnologiyaları, onların təminat vasitələrinin yaradılması və onlardan istifadə olunması, informasiyanın mühafizəsi ilə əlaqədar olaraq yaranan münasibətlər tənzimlənir, sənədləşdirmə sahəsində əsas terminlər, anlayışlar  müəyyən edilir.

“Normativ hüquqi aktlar haqqında” Azərbaycan Respublikasının Konstitusiya Qanunu sənədlərlə işdə başlıca sənəd olmaqla yanaşı, onun  əsasında hazırlanmış digər normativ hüquqi aktların da diqqətlə öyrənilməsi və dövlət orqanlarının gündəlik fəaliyyətində rəhbər tutularaq düzgün icra edilməsi həm sənədləşmə işinin, həm də dövlət orqanlarının fəaliyyətinin təşkilində mühüm şərtdir. Bu Qanuna uyğun olaraq hazırlanmış aktların, o cümlədən Azərbaycan Respublikası Prezidentinin 2011-ci il 27 iyul tarixli fərmanı ilə təsdiq edilmiş “İcra hakimiyyəti orqanlarının normativ hüquqi aktlarının hazırlanması və qəbul edilməsi qaydası haqqında Əsasnamə”nin, 2011-ci il 26 oktyabr tarixli fərmanı ilə təsdiq edilmiş “Yerli icra hakimiyyəti və yerli özünüidarəetmə orqanlarının normativ xarakterli aktlarının hazırlanması və qəbul edilməsi Qaydaları”nın, həmçinin digər normativ hüquqi aktların tələblərinə əməl edilməsi hər bir dövlət orqanı rəhbərinin daim diqqət mərkəzində olmalıdır.

Təəssüf ki, son vaxtlar bəzi yerli icra hakimiyyəti orqanlarında sənədlərlə işin vəziyyətinin öyrənilməsi bu sahədə bir sıra nöqsanlara yol verildiyini göstərmişdir. Burada əsas qüsur şəhər və rayon icra hakimiyyəti başçılarının, habelə bələdiyyə orqanlarının qəbul etdiyi normativ aktların hüquqi cəhətdən kifayət qədər əsaslandırılmaması və müvafiq sahə üzrə qanunvericiliyin tələblərinə tam uyğun olmamasıdır. Yuxarıda adı çəkilən qanun və fərmanlara daha diqqətlə yanaşılması və gündəlik iş prosesində hazırlanan bütün sənədlərin bu aktlara uyğunluğunun təmin edilməsi dövlət qulluqçularının  bilavasitə vəzifəsidir.

Ölkəmizdə bütün sahələrdə olduğu kimi, sənədləşmə işində də ən yeni texnologiyaların tətbiq edilməsində, idarəetmə sisteminin təkmilləşdirilməsində, sənədlərin kağız dövriyyəsinin elektron dövriyyəsi ilə əvəz olunmasında, vətəndaşların dövlət orqanları ilə əlaqələrinin elektron rabitə vasitələri ilə həyata keçirilməsində, ölkədə daha sürətli informasiya sisteminin yaradılmasında “Elektron imza və elektron sənəd haqqında” Qanunun, “Azərbaycan Respublikasının inkişafı naminə informasiya və kommunikasiya texnologiyaları üzrə Milli Strategiyanın (2003-2012-ci illər)”  böyük əhəmiyyəti olmuşdur və bu iş indi daha sürətlə davam etdirilir.

Azərbaycan Respublikasının Prezidenti cənab İlham Əliyevin qeyd etdiyi kimi, “İnformasiya-kommunikasiya texnologiyalarının gələcək inkişafımızda çox önəmli rolu olacaqdır. Çünki bütün dünyanın elmi-texniki tərəqqisi bu istiqamətdə inkişaf edəcəkdir”.

İndi dövlət qulluğunda kompyuter texnologiyasından geniş istifadə edilməsi nəticəsində bütün sənədlərin layihələri elektron daşıyıcılarda yaradılır. Bununla yanaşı, bəzi dövlət orqanlarında hələ də daha çox sənədlərin kağız dövriyyəsinə üstünlük verilir. Hətta yeni proqramların tətbiq edildiyi  təşkilatlarda da bəzən elektron sənəd dövriyyəsi yalnız daxil olan sənədlərin və onlara verilmiş cavabların qeydiyyatını əhatə edir.

Hazırda respublikanın bütün dövlət orqanlarında, o cümlədən Prezident Administrasiyasında kargüzarlıq sisteminin təkmilləşdirilməsi, bu sahədə ən müasir proqramların hazırlanıb tətbiq edilməsi üçün böyük işlər görülür. Azərbaycan  Prezidentinin 2012-ci il 4 sentyabr tarixli fərmanı ilə təsdiq edilmiş “İdarələrarası elektron sənəd dövriyyəsi sistemi haqqında Əsasnamə” bu sahənin inkişafına yeni təkan vermişdir.

Respublikada təkcə vətəndaş müraciətləri üzrə sənəd dövriyyəsinə nəzər salsaq, hər il bütün təşkilatlarda minlərlə müraciətin qeydiyyatdan keçirildiyini,  bununla əlaqədar böyük yazışma aparıldığını görərik. Elektron sənəd dövriyyəsinin geniş tətbiqi xeyli vaxta və vəsaitə qənaət olunmasına kömək edəcəkdir.

Bu baxımdan Azərbaycan Respublikası Prezidentinin rəsmi internet saytını qeyd etmək olar. Vaxtaşırı yeniləşdirilən bu sayt respublikanın, dünyanın hər bir vətəndaşı üçün daim açıqdır. Həm respublikanın, həm də xarici ölkələrin hər bir vətəndaşının Azərbaycan Prezidentinin imzaladığı rəsmi sənədlər, normativ hüquqi aktlar haqqında məlumat almaq, həmçinin öz müraciətini cənab Prezidentə birbaşa elektron poçt vasitəsilə ünvanlamaq imkanı vardır.

Hazırda əksər nazirliklərdə mərkəzləşdirilmiş elektron informasiya sisteminin yaradılması davam etdirilir. 

Hazırda Prezident Administrasiyasına edilən vətəndaş müraciətlərinin xeyli  hissəsi məhz Prezidentin internet saytı vasitəsilə daxil olur. Bu müraciətlərə “Vətəndaşların müraciətlərinə baxılması qaydası haqqında” Qanuna uyğun olaraq baxılır. Bu sahədə imkanlar getdikcə genişləndirilir.

Bir çox dövlət hakimiyyəti orqanlarında qəbul edilmiş normativ hüquqi və digər sənədlər haqqında vətəndaşlara məlumat verilməsi sistemi yaradılmışdır. Bu orqanların saytlarında və informasiya sistemlərində müvafiq ərizə, arayış, məlumat, hesabat formaları, müəyyən məsələlərin rəsmiləşdirilməsi üçün zəruri olan sənədlər, o cümlədən ərizə, təqdimat və s. formalar, tarif və rüsumlar yerləşdirilmişdir. Bunlar vətəndaşlara vaxt itirmədən, operativ şəkildə informasiya əldə etmək imkanı yaradır, süründürməçiliyə yol verən bir çox prosedurların aradan qaldırılmasına, şəffaflığın təmin olunmasına kömək edir.

Bu gün vətəndaş özünə lazım olan informasiyanı hər bir mərkəzi və yerli icra hakimiyyəti orqanının internet saytında, yaxud portalında axtarıb tapmaq imkanına malik olmalıdır. 

Elektron sənəd dövriyyəsindən danışarkən elektron arxivlərin yaradılmasının çox vacib məsələ olduğunu qeyd etmək lazımdır. Son illər respublikada arxiv işinə diqqətin artırılması nəticəsində sənədlərin dövlət arxivlərinə təhvil verilməsi yaxşılaşmışdır. Əgər bu gün bütün idarə və təşkilatlarda sənədlərin elektron arxivləri yaradılaraq mərkəzləşdirilmiş qaydada saxlanılsa, gələcəkdə vətəndaşlara lazım olan sənədlərin alınmasında heç bir problem yaranmayacaqdır.

Azərbaycanda informasiya cəmiyyəti qurulması ölkənin daha sürətli və səmərəli inkişafının, rəqabət qabiliyyətli ölkəyə çevrilməsinin, eyni zamanda, hər bir dövlət orqanının, hər bir məmurun müasir şəraitdə işləyə bilmək bacarığının göstəricisidir. Bunun üçün müxtəlif dövlət orqanlarında görülən işlər sıx əlaqələndirilməli, vahid sistem halına salınmalıdır. Çünki dövlət qulluğunun əsas atributlarından olan sənədləşmə işinin düzgün təşkili hamıdan, hər bir dövlət orqanının rəhbərindən və məmurdan yeni düşüncə, respublikanın gələcəyinə yeni mövqedən yanaşma tələb edir.

AzərTAc